Eerlijk is eerlijk: als recruiter of hiring manager besteed je waarschijnlijk te veel tijd aan administratie. Ik zie het bij bijna elk bedrijf waar ik binnenkom. Eindeloze Excel-sheets, handmatige e-mails typen, en constant heen en weer schakelen tussen verschillende systemen. En dan nog een verzoek vanuit het management om een nieuw lijstje bij te houden. Herkenbaar? Dan wordt het tijd voor verandering!
De recruitment killer: administratie
Weet je hoeveel tijd de gemiddelde recruiter kwijt is aan administratie? Uit mijn ervaring zo’n 40% van de werkweek. Dat zijn twee volle dagen waarin je niet doet waar je goed in bent: talent vinden, verbinden en je proces verbeteren.
Zonde, toch? Maar het is wel belangrijk dat alles netjes wordt geregistreerd: uitkomsten van het gesprek, kandidaatgegevens en het verwerken van de kandidaat op de juiste manier. Zo kun je deze later weer terugvinden en een goede kandidaatervaring waarborgen.
Een goed ATS neemt veel werk uit handen. Je wint er zomaar een dag per week mee. ATS staat voor Applicant Tracking System. Ik geef je graag wat tips over hoe je dit kunt aanpakken. En natuurlijk met de functies van mijn favoriete ATS, dat kan er maar een zijn: Recruitee.
Actiepunt 1: E-mailtemplates
Welke mails stuur jij elke week opnieuw? Gespreksbevestigingen, reminders, afwijzingen, aanbiedingen? Als je telkens dezelfde zinnen typt of steeds een oude mail kopieert, is het tijd voor verbetering.
Met goede e-mailtemplates in Recruitee bespaar je enorm veel tijd. En het mooie: je kunt per fase in je recruitment pipeline automatisch een e-mail klaarzetten. Geen geknip en geplak meer. Alleen nog maar klikken, personaliseren waar nodig — en door!
Goede e-mailtemplates versnellen je werk. Denk aan gespreksbevestigingen, aanbiedingsmails en reminders.
Actiepunt 2: taggen maar!
Tags zijn méér dan een handig hulpmiddel — ze zijn de basis van een efficiënt en datagedreven recruitmentproces. Gebruik tags zoals ‘Niet beschikbaar tot september’, ‘Goede fit voor sales’ of ‘Afwijzing op cultuurfit’ om snel kandidaten terug te vinden.
Maar het mooiste? Je kunt ook collega’s en hiring managers taggen. In plaats van eindeloos mailen over kandidaten, tag je iemand met @naam in een opmerking. Die krijgt direct een melding en ziet precies welke actie er nodig is.
Zo werk je écht aan collaborative hiring:
- Alle communicatie blijft bij de kandidaat
- Feedback is inzichtelijk voor het hele team
- Je schakelt sneller én transparanter
💡 En door kandidaatgegevens goed op te slaan (zoals beschikbaarheid, locatie, salarisindicatie), bouw je een doorzoekbare talentpool. Geen losse lijstjes meer, maar een centraal systeem waar je morgen én over een jaar nog uit kunt putten.
Actiepunt 3: Plan automatisch gesprekken
Stop met eindeloos heen en weer mailen over belmomenten. Gebruik een planningslink, of koppel een agenda-integratie aan Recruitee of jouw ATS. Kandidaten kiezen zelf een tijdslot — jij hoeft alleen maar op te komen dagen en je bent meer in controle over je agenda. Handige tools die je kunt gebruiken zijn Calendly of kies voor de standaard planningstool in Microsoft of Google Workspace. Ik heb voor beiden een artikel geschreven hoe je dit kunt inrichten.
Microsoft Bookings
Resultaat? Tot wel 1,5 uur per week teruggewonnen, minder misverstanden én een betere candidate experience. En als je dit helemaal goed wilt inrichten stuur je ook automatische reminders naar kandidaten voordat het gesprek plaatsvindt, zo verminder je weer no-shows.
Actiepunt 4: Automatiseer statusupdates in het proces
Binnen het recruitmentproces heb je te maken met verschillende statusupdates. Een kandidaat verplaatsen van ‘Interview gepland’ naar ‘Wacht op feedback’? Laat je ATS automatisch een passende e-mail versturen die aansluit bij de fase waarin de kandidaat zich bevindt.
Je houdt iedereen op de hoogte, zonder er nog aan te hoeven denken. Dit voorkomt dat kandidaten afhaken omdat ze “al een week niets gehoord hebben”. Daarnaast heb je in een ATS waarbij je gebruik maakt van collaborative hiring en iedereen dus kan inloggen het voordeel dat iedereen direct op de hoogte is van een status van een kandidaat. Dit levert enorm veel tijdswinst op.
Je houdt iedereen op de hoogte, zonder er nog aan te hoeven denken.
Actiepunt 5: standaardiseer je hiringflow
Werk met één gestandaardiseerde hiring pipeline. Geen losse routes meer per vacature, maar een duidelijk pad van intake tot aanbod. Je kunt uiteraard voor bepaalde functies een uitzondering maken of diverse processen en pipelines uitwerken die van toepassing zijn op die specifieke rol. Je kiest de juiste pipeline per vacature en voilà, je hebt je vaste stramien staan.
Gebruik vaste fases, bijbehorende scorecards en automatische acties. Zo werk je niet alleen sneller, maar ook consistenter — en kun je makkelijk je proces analyseren en verbeteren. Je kunt ook om evaluaties en feedback vragen in het recruitmentproces. Zo heb je snel de juiste informatie én blijft alles centraal op 1 plek.
Bonus: blijf elke week optimaliseren
Nu je aan de slag gaat met deze basisacties, kan ik je ook aanbevelen om wekelijks een half uur tot een uur te reserveren voor het optimaliseren van je recruitmentproces en je ATS. Zie optimaliseren als een wekelijkse gewoonte. Plan 30 minuten in om templates aan te passen, nieuwe tags te maken of feedback van collega’s te verwerken. Door dit standaard in je werk op te nemen blijf je verbeteren en het proces optimaliseren. Kleine acties, grote impact.
Conclusie
Met deze 5 actiepunten kun je als recruiter eenvoudig 8 uur per week besparen — en je werk leuker én effectiever maken. Gebruik je nog geen ATS of zit je huidige systeem je vooral in de weg? Dan is dit hét moment om te kijken naar een slimme tool zoals Recruitee, gebouwd voor collaborative hiring, automatisering en gebruiksgemak.
Wil je sparren over hoe jij jouw recruitmentproces effectiever kunt maken?
Plan dan een gesprek in. We kunnen het hebben over de functies van Recruitee, je huidige ATS en hoe jij hoe structureel tijd wint én je kandidaten blij maakt
Na 45 minuten ga je al met een aantal tips de deur uit en als het een match is doe ik je wellicht een aanbod voor een samenwerking.